软件公司A




    此软件公司在过去曾经有一段时间非常红火，市场发展迅速，销售情况良好，但是该公司现在却令人担，业绩大幅下滑。该公司本身不在北京，但其光盘代理生产厂家却在北京，该公司却将母盘留在北京，更为让人不解的是，该公司与光盘生产厂家没有一个严密协定，没有任何书面上的合同，没有一套严密的规章制度，公司内任何一个业务员只要一个电话就可以让厂家生产光盘。




    由于没有套规范的票务管理制度，不久该公司便相继出现许多严重的问题。症结何在？窥一斑而知全豹，从下面两件事中可以看出当时该公司的问题之严重。





    事件一：该公司会计接到光盘代理生产厂家电话：贵公司有人到我们公司压盘，请你们将生产费用寄过来？会计说：没有啊，我们没压过盘啊！光盘厂家说：怎么会没有啊，谁谁谁什么时候就到这里来压过盘，欠多少钱。 会计自然觉得很奇怪，但一查还真是这么一回事：公司某个业务员压了没给钱。





    事件二：就是贷款转账的问题，照正常的操作程序，公司都应要业务员将贷款转到指定的账户上。据说当时一位老总说：还是将账回到公司的账上吧，这样能好管理一些！但另外一个老总说：算了，转来转去也是个麻烦，反正也不会出什么大事儿。





    后来该公司有一个业务员在公司完全不知情的情况下跳槽到另一家公司，走的时候带走了公司存在他账上的一笔贷款。当时一个老总对商家说：你们进我们的贷怎么现在还不给我们回款呢？商家说：我们已经给了啊，某月某日汇到某某业务员的账上了。





    但是业务员儿已经离开了该公司，根本就无法追究。此事既对公司的利益造成了损失，又败坏了企业员工的风气。一笔货款再怎么也是几十万上百万，这对公司来说可能不算啥，但对个人来说，那就不是一个小数了，诱惑极大。





    最后使得搞开发的科研人员再也无心搞开发，觉得还不如看书去找一个挣钱的捷径。业务员也会觉得这样辛苦地站柜台没什么意思，何必这么老老实实的呢，还不如也学某某，发得多快，别人现在也没以什么损失，在另外一个公司做业务员做得好好的，说不定在另外一个公司照样发。






药品批发零售商B





    药品批发零售无疑是一个暴利行业，做这个行业实在没有赔钱的理由。但就是在这样的一个行业。该公司在很短的一段时间内就将报社投入的50万亏得干干净净。1999年，财务报表其毛利只有1%，这对于一个做药品零售的公司来说是不可思议的。当时他们花了100元请了一位会计。会计的实际工作由总经理夫人负责，总经理夫人还做公司的出纳。





    该公司是名符其实的"夫妻店"，没有一个"外人"，故而外人根本不知道究竟卖多少、如何卖。由于没一个权力制衡机制，此公司不但没有给投钱的母公司带来利润，而且将公母公司投入的50万在很短的一段时间内亏得干干净净。







具体分析：



    票务管理贯穿公司发展的始终，无论是最初艰难的创业阶段，还是后来蒸蒸日日的发展阶段，甚至是折戟沉沙的衰落期，票务管理都是企业的命脉。当我们思考一个又一个悲情的商场故事时，我们往往将目光聚焦于老总们在关键时刻的错误决策，却忘了诸如票务管理这样的细枝未节，千里之堤溃于蚁穴，作为一个企业我们不能避开票据管理这样的细枝未节。然而当我们将目光停在上面两公司时，我们就会发现，他们最终的失败都是票务管理制度的失败，可以这样说，千里这堤溃于票务。





就A公司而言存在下面几方面的问题：



    一、该公司不在北京，光盘代理生产厂家却在北京，在此情况下，不应将母盘留在北京。如果要留在北京，也应与厂家有一个严密协定，不能没有相应合同和一套票务管理制度。



    二、内部票务管理制度不健全，任何人一个电话就可以在该代理厂家生产光盘。光盘出厂价与市场价格相差极大，这中间有很大的利润空间，我们不难想象，一定有压了盘只给了压盘费，凭发票入库而没到会计那儿去报账的业务员。如此一来，公司前期的开发成本很高，但公司的收入被业务员截流，这于公司是很大的损失。



    三、就是贷款转账的问题，没有正常的操作程序和票务管理，公司不要求业务员将贷款转到指定的账户上，对业务员的贷款没有监控。人脑的记忆是有限的，东西一多，时间一长，任何人都有可能记不清甚至忘记，这样就给投机的人提供了机会。



    四、老总不懂票据管理的重要性。这主要体现在下面五个方面：



    1、该公司没有严格的票据管理。付款没有单据，业务员付款给印盘厂没有票据，提贷付款，也没有票据，这样使得公司的营销情况连会计都不知道，甚至连查都没地方查。



    2、对库管的认识不够。贷款归库房的时候得签入库单，得找库管签字，库管得找库房主管签字，然后得到会计那儿去挂账，入库单和会计的单据联号。而该公司凭发票就可以入库，这样即打乱了票据管理的规范，也使得即有的票据成为一种没有实际用处的摆设你。





    3、跟光盘厂没有书面合同，与光盘代理生产厂家得有一套健全的票据管理制度，而不能仅凭一个电话就生产光盘，对于一个懂管理的老板这简直不可理喻。



    4、不懂发票的作用和意义，凭发票入库或提贷。我国现在的税收制度还没有建立起来，很多公司和个人凭关系就能开出发票，显然不能做为凭证。



    5、不懂会计的重要性，用100元请了一个只加减乘除的人来做会计。如果是一个懂票据管理的老板，他一定不会出如此下策。





对于公司B来说，主要是下面几个方面的问题。



    一、夫妻二人一人作总经理，一人作财务主管，我国现在有明文规定，公司主要负责人不能兼作财务。夫妻在民法上被视为一体的，两人同时负责这两个工作显然不符合现代企业管理的规范，夫妻合谋，极易将票管理搞乱，极易出现猫腻。



    二、一个人不能即做会计又做出纳、会计和出纳不可能由一个人来担任，在票据管理中这样做极其容易作假犯规，这即使在传统企业中也是违规的。



    三、库管和销售由一个人承担，这是一件十足的"奇迹"，正常情况来说，公司的库管和销售是应该严格分开的，这样做才能使得票据管理规范化。 作为一个小公司兼职的情况是可以发生的，但不能在这种冲突性极强的职位上进行兼职。当公司的规模还比较小的时候，一此职位可以兼职。比如，会计可以兼任办公室管理人员等，但会计和出纳，库管和销售这些易茅盾的职位是很忌讳兼职的。权国需要制衡，这是一个极明白极简单的道理。





解决办法：



    其实任何一个公司或是个企业，在发展过程中都会遇到这样那样的困难，这并不可怕，这是正常的，没有挫折，没有困难才是不正常的。重要的是直面困难，解决困难，这们失败才能是成功之母，否则，失败只能是失败之母。





对于A公司来说，应从下面几个方面入手：



    一、不能将母盘留在北京。即使是为了生产方便必须将母盘留在北京，也得与该公司与生产厂家有一个严密的协定，制定一套约束彼此的规章制度，有一套相应的票据管理章程。



    二、贷款转账按正常的操作程序，公司应要求业务员将贷款转到指定的账户上，贷款的进出都得票据为证。业务员付款给印盘厂得有票据，与商家发贷付款，同时得票据。贷款归库房的时候得签入库单，得找库管签字，库管得找库房主管签字，然后得到会计那儿去挂账，单据联号，这样的话，你付了没付都有依据，以便会计盘存和查账等方面的操作。不能凭发票就提贷，而应有更规范的程序、更规范的票据管理。



    三、跟光盘厂得有书面合同，生产光盘得有票据为证，不能仅凭一个电话就生产光盘。




    四、就老板个人来说，管理素质有待提高，要更加严格的要求自身，抽出时间学习财务管理，票务管理方面的知识，建立董事制，对总经理进行考察，业务水平提高，业绩进步则可继续担任此职，如果做不到则另请高明。我们现在反过来想，这样做的好处。也即是说为什么要这样做：这样做有两个好处： 1、比如你业务员印了100张盘，你报200张盘，那么你不可能入库，因为库管在那儿管着。 2、即使销售跟库管通合谋，那么还有会计，因为单据联号的，每个月都有一个盘存，如果你报150张那么你就亏了50张，那么这种损失就是库管的，所以库管你就得三思而后行，行成一套权力制衡体系，一环扣一环。



    五、建立规范化的市场操作体系和信息流通体制，一套业务员评价体系。任何一个业务其行为都作为存档资料，即使你走出本公司，那么另外一个公司也可能获知你的所做所为，在这种情况下，业务员个人首先想到的是对自己的行为负责。现在我国还没有这种信息流通体制，不过随着时间的推移，那么这种业务员的评价体系的建立，人才选用的手段和观念都更为标准化，更为有利于公司的发展。